深 圳 市 众 恒 隆 实 业 有 限 公 司

SHENZHEN ZHONGHENGLONG JEWELRY INDUSTRIAL CO.,LTD.

程序文件

文件名称:申诉机制

文件编号：ZHL/P-006-2022

版本：A1.0

编制：陈俊宇

审核：曹健

批准：刘敬旭

生效日期:2022-1-12

1、目的

为加强精炼厂黄金供应链合规性管理，根据 《LBMA负责任黄金指南第9版》的要求，确保精炼厂的供应链无侵犯人权、洗钱及恐怖分子筹资等行为。精炼厂制定了含金物料和销售审查制度，凡精炼厂的供应商都应配合公司尽职调查小组的审查。各供应商应遵守国家相关法律法规，对供应的黄金确保来源和去向合规。允许公司的相关方（受影响人员或举报者）说出与采矿、贸易、加工和出口情况有关的疑虑并得到妥善处理。

2、依据

《LBMA负责任黄金指南第9版》、《黄金/白银负责任采购供应链尽职调查政策》

3、适用范围

本程序适用于本公司的相关方及本公司涉及负责任矿物采购相关工作的部门、单位及人员 。

4、 管理机构及职责

公司设立申诉工作处理小组，成员风险总监、合规风控官、合规专员组成，工作组负责对申诉的处理。

5 、工作程序

5.1申诉信息的收集

公司设立联系/申诉渠道：

 曹健 0755-29500999  auken@qq.com

公司在官网www.zhlsy.com中《黄金/白银负责任采购供应链尽职调查政策》中予以公布，电话、电子邮箱用于接收相关的询问和申诉，由公司合规专员定期查看。

工作中接收到的相关方关于负责任供应链的与采矿、贸易、加工和出口情况有关的疑虑方面的信息。

5.2申诉的内容

相关方对公司的供应链管理提起申诉时，该申诉需包含以下内容：

（1）具体说明向何种决定提起申诉及理由；

（2）附相关书面证据；

（3）具体说明在提出申诉之前采取了哪些步骤来解决问题；

5.3 申诉信息的分类

公司需对接收到的询问和申诉信息进行分类识别，申诉信息分为一般信息、特殊/重要申诉信息、不予受理信息。

5.3.1一般信息：相关方对公司负责任矿物供应链管理的咨询、供方的调查问卷等。

5.3.2 特殊或重要申诉信息：

（1）管理不符合LBMA要求的信息；

（2）对供应商的矿物采购涉及公司识别的高风险区域的信息；

（3）对供应商的矿物采购不符合公司的供应链政策的信息。

5.3.3不予受理信息：

（1）琐碎的、恶意的、无理取闹的或似乎是为了获得竞争优势而产生的投诉。

（2）没有令人信服的客观证据支持的投诉。

5.4 申诉的处理

5.4.1关于匿名申诉

支持匿名申诉，申诉工作处理小组不得对工作小组以外的任何人泄露申诉人信息，对于可能涉及申诉人信息的申诉内容予以保密，如申诉内容与工作小组成员有利害关系，工作小组应立即要求该成员避嫌。如发现有任何打击报复申诉人的情况，公司将对相关涉事员工按公司章程严肃从重处理，如涉嫌违法犯罪，立即报案并移送司法机关处理。

5.4.2申诉处理流程

申诉处理小组工作组应在收到申诉后 10 个工作日内确认收到申诉，在基于申诉是否符合5.3的基础上确认接受或拒绝申诉。

如果申诉被拒绝，应向申诉方提供书面解释，并记录在案。不得采取进一步行动。

对特殊重要申诉信息由申诉处理小组在决定受理后45个工作日内对上诉或投诉进行调查、审查和裁决。处理小组应尽最大努力在截止日期前完成工作。在极少数情况下可能需要额外的时间。申诉处理小组应采取合理措施，包括召开一次或多次会议，以作出合理决定。这类措施的例子包括:

（1）咨询专家

（2）请求申诉方或其他人提供更多信息

（3）申诉方不合作可被视为中止该程序的理由。申诉处理小组应协商一致决定是否中止申诉程序。

（4）申诉决定以书面形式传达给申诉方，申诉决定应包含：

（5）申诉决定

（6）申诉决定是如何以及何时做出的

（7）任何新的建议

合规专员定期总结风险情况处理结果，并在公司官网公示申诉内容、处理方式及处理结果，合规风控官负责全程监督风险减缓措施的实施并每日向合规总监汇报进度，在风险减缓措施实施完成后，由合规总监定期评估措施的有效性并作出总结和评价。

5.5申诉的记录

申诉工作处理小组应将收到的申诉记录在案，包括以下内容:

（1）何人何时提交申诉；

（2）申诉的类型、问题或主题以及随申诉提交的信息；

（3）接受或拒绝决定。